Kế toán tại các doanh nghiệp vận tải có vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị kiểm soát, quản lý, sử dụng chi phí một cách hiệu quả. Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán tại các doanh nghiệp vận tải cần ghi nhớ để tránh những sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Những yêu cầu đối với kế toán doanh nghiệp vận tải
- Theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh
- Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe, tuyến đường, khách hàng, tài xế
- Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh
- Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa
2. Tài khoản và theo dõi chi phí
2.1. Danh mục tài khoản
Thực hiện hạch toán chi phí, tính giá thành ở TK154
2.2. Đối tượng chi phí
Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh
Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh
3. Nghiệp vụ vận tải
3.1 Ghi nhận chi phí trực tiếp
Chi phí xăng xe:
- Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
- Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
- Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
- Hạch toán chi phí xăng: Nợ 154/Có 331, 111. (Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng)
Chi phí lương lái xe:
- Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
- Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
- Hạch toán lương lái xe: Nợ 154/Có 334 chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe
Chi phí sửa chữa:
- Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe
- Định khoản: Nợ 154/Có 111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe
Chi phí khấu hao:
- Hạch toán trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng
- Định khoản: Nợ 154/có 214 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe
Chi phí khác
- Hạch toán Nợ 642, 641 /Có 111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe hay phân bổ cho từng hợp đồng
3.2 Ghi nhận doanh thu trực tiếp
- Phòng kế toán căn cứ vào Bảng lịch trình xe (đã được duyệt) để lập bảng kê chi tiết doanh thu và thu tiền của nhân viên lái xe
- Hạch toán: Nợ 111, 112, 131 / Có 513, 3331 chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng
3.3 Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ
- Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán thông thường) – Không ghi nhận chi tiết
- Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng hoặc từng đầu xe
- Hạch toán : Nợ 242 ,1331 / Có 111,112,331
- Hàng tháng tiến hành phân bổ chi phí Nợ 154,641,642 / Có 242
3.4 Xác định kết quả kinh doanh
Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán:
Lãi lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ
Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán:
Lãi lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ
4. Nghiệp vụ sửa chữa, bảo dưỡng
4.1 Sửa chữa bảo dưỡng cho đối tượng trong công ty
- Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe
- Chi phí phụ tùng sửa chữa:
+ Khi mua về nhập kho
- Nợ 152/Có 331, 111, 112
+ Khi xuất dùng
- Nợ 154/Có 152
- Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa: Nợ 154/Có 334
- Chi phí khác: Nợ 642 /Có 331, 111, 112
- Doanh thu: Nợ 131, 111, 112/ có 512, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa
4.2 Sửa chữa, bảo dưỡng cho đối tượng ngoài công ty
- Doanh thu, chi phí chi tiết từng đầu xe, nhân viên lái xe
- Chi phí phụ tùng sửa chữa:
+ Khi mua về nhập kho
Nợ 152/Có 331, 111, 112
+ Khi xuất dùng
Nợ 154/Có 152
- Chi phí lương cho nhân viên sửa xe: Nợ 154/Có 334
- Chi phí khác: Nợ 642 /Có 331, 111, 112
- Doanh thu: Nợ 131, 111, 112/ có 513,3331, chi tiết từng xe, nhân viên sửa chữa.